ây là một phân hệ nghiệp vụ về quản lý kho – hàng tồn. Hệ thống quản lý chi tiết nhập xuất tồn mặt hàng, nhóm loại hàng, … Các báo cáo phân tích hàng tồn kho đa dạng, tuỳ biến cho phép người dùng quản lý hàng hoá tốt nhất. Các báo cáo về tồn kho rất đa dạng: Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn; Sổ chi tiết vật tư; Thẻ kho.
Thống kê số lượng hàng tồn thực tế trong kho để dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa tồn vượt định mức và tồn dưới định mức trong kho.
Chọn điều kiện lọc để xem hàng hóa nhanh nhất : Theo từng nhóm hàng và theo từng trạng thái của hàng hóa trong kho.
Bước 1 : Tạo mới kỳ kiểm kho
Thao tác : Chọn tab Kho hàng => Kiểm Kho
Xuất hiện màn hình kiểm kho thực tế
Nhập thời gian kiểm kho
Hàng tồn sổ sách : Số lượng hàng tồn được ghi nhận trên máy tính, căn cứ vào lượng hàng nhập vào và bán ra được thống kê ở hàng tồn sổ sách.
Hàng tồn thực tế : Là số lượng hàng tồn thực tế kiểm ngoài kho, nhập trực tiếp số lượng hàng tồn vào lưới.
Nhấn “Lưu” sau khi nhập xong số lượng hàng tồn thực tế.
Bước 2 : Cân bằng kho
Thông tin kỳ kiểm kho được lưu ở Kho hàng =>Danh sách kỳ kiểm kho
So sánh với số lượng hàng tồn sổ sách và hàng tồn thực tế có sự chệnh lệnh, tiến hàng “Điều chỉnh tăng” hoặc “Điều chỉnh giảm”hàng hóa để cân bằng kho.
Trường hợp 1 : Hàng tồn thực tế lớn hơn hàng tồn số sách. Tiến hành “Điều chỉnh tăng”. Nhấn
Xuất hiện màn hình tạo Phiếu nhập khác : Có ý nghĩa nhập hàng hóa để cân bằng kho, không làm ảnh hưởng đến Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Chương trình tự động tính số lượng cần nhập để điều chỉnh cân bằng kho. Bạn kiểm tra lại, nhấn “Lưu (F2)” để lưu phiếu nhập khác.
Thông tin Phiếu nhập khác để lưu ở Kho hàng =>Danh sách phiếu nhập khác.
Trường hợp 2 : Hàng tồn thực tế nhỏ hơn hàng tồn sổ sách. Nhấn
Màn hình tạo Phiếu xuất khác hiển thị : Có ý nghĩa xuất hàng hóa trong kho để cân bằng, không làm ảnh hưởng đến Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Tương tự như Phiếu nhập khác, chương trình tự động tính số lượng cần xuất để cân bằng kho. Nhấn “Lưu(F2)” để lưu phiếu.
Thông tin phiếu xuất khác được thống kê ở màn hình Kho hàng => Danh sách phiếu xuất khác.
Thống kê toàn bộ báo cáo tương ứng với từng nghiệp vụ cụ thể
- Báo cáo kho hàng
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo mua hàng
Chọn báo cáo cần xem, tương ứng với từng báo cáo sẽ có điều kiện khác nhau. Chọn điều kiện xem theo ngày, khách hàng,…
Nhấn
Cấu hình chương trình là nơi thiết lập toàn bộ thông tin dùng chung cho hệ thống, toàn bộ hệ thống sẽ làm việc theo cấu hình ở phần này.
Thao tác : Chọn tab Hệ thống =>Thiết lập thông tin hệ thống
Nhập thông tin công ty để thiết lập thông tin đơn vị như : Tên công ty, địa chỉ,…các thông tin này sẽ được dùng trong báo cáo, mẫu chứng từ.
Nhập số thập phân qui định cho tiền tệ và số lượng phù hợp với việc tính toán của bạn (Ví dụ: dùng mặc định tiền tệ VND thì số lẻ là 0, còn USD thì số lẻ nên là 2..).
“Kiểm tra hàng tồn / không”: Mặc định không ràng buộc phải có hàng tồn mới xuất, nếu ràng buộc thì chọn vào ô này.
“Kiểm tra hàng phát sinh mua/bán trước khi xuất/nhập trả”: Nếu có kiểm tra hàng phát sinh thì check vào ô này.
“Sử dụng barcode / không”: Mặc định là không, các màn hình chọn hàng hoá sẽ thiết lập cho bạn chọn bằng tay, ngược lại nếu dùng thiết bị đọc mã vạch thì bạn chọn vào đây.
Thao tác : Hệ thống =>Theo dõi sự kiện
Ghi nhận toàn bộ thao tác của người sử dụng trong quá trình sử dụng chương trình.
Thao tác : Chọn hệ thống =>Cấp quyền sử dụng
Chọn người dùng cần phân quyền bên danh sách bên trái màn hình, tại danh sách này có thể Thêm mới / Xem / Hiệu chỉnh / Xoá người dùng bằng cách nhấp chuột để đến menu popup.
Màn hình bên phải là danh sách các chức năng cần phân quyền được nhóm theo từng nhóm nghiệp vụ quản lý, các danh mục quyền này đã được hệ thống qui định sẵn.
Các quyền trên một chức năng thường sẽ là (không phải lúc nào một chức năng cũng có nhiều quyền):
“Chạy\Xem” là quyền cho người dùng được truy cập chức năng này. Ví dụ: mở danh sách phiếu xuất, danh sách khách hàng, …
“Thêm” là quyền được thêm mới một nghiệp vụ, chứng từ, đối tượng.
Xoá, Sửa là quyền được hiệu chỉnh, xoá với chức năng nghiệp vụ tương ứng.
Muốn cấp quyền hoặc gỡ bỏ chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn chức năng của quyền.
Nếu phân quyền cho một nhóm người dùng thì các người dùng trong đó sẽ được cài đặt luôn quyền của nhóm.
Nếu phân quyền trên một nhóm chức năng thì các chức năng trong đó cũng được cài đặt luôn như nhóm.
Có thể chọn quyền riêng cho từng người dùng trong cùng một nhóm người dùng, hoặc chức năng riêng cho từng nhóm quyền.
Có thể lưu lại việc cài đặt quyền sau khi đã chọn các quyền một lượt (không cần mỗi lần chọn mỗi lần lưu).
Sao lưu dữ liệu
Thao tác : Chọn hệ thống => Sao lưu dữ liệu
Nhấn chọn (…) tìm đến nơi lưu dữ liệu dự phòng. Đặt tên dữ liệu với đuôi (*.bak)
Vd : Đặt tên dữ liệu : miniPos.bak
Lưu ý : Nên tiến hành sao lưu dữ liệu thường xuyên, để tránh trường hợp bị mất hoặc dữ liệu đang sử dụng bị lỗi, sẽ làm mất toàn bộ dữ liệu đang dùng.
Phục hồi dữ liêu
Thao tác : Chọn Hệ thống => Phục hồi dữ liệu
File dữ liệu dự phòng : Nhấn chọn (…) tìm đến nơi chứa file dữ liệu (*.bak) đã được sao lưu trước đó.
Thư mục chứa dữ liệu : Nhấn chọn (…) chọn đến nơi lưu dữ liệu sau khi được phục hồi.
Lưu ý: Trước khi tiến hành phục hồi dữ liệu, cần Sao lưu lại dữ liệu trước khi phục hồi, để tránh trường hợp bị mất dữ liệu hiện tại.
Nâng cấp dữ liệu
Thao tác : Chọn Hệ thống => Phục hồi dữ liệu
Chỉ thực hiện khi tiến hành nâng cấp dữ liệu, khắc phục lỗi hoặc nâng cấp chương trình theo yêu cầu khách hàng.
Thao tác : Chọn Hệ thống => Phục hồi dữ liệu
Chọn xóa sổ dữ liệu, khi dữ liệu phát sinh nhiều cần làm nhẹ lại dữ liệu, tiến hành xóa sổ
Lưu ý : Xóa sổ sẽ xóa hết toàn bộ dữ liệu phát sinh, và lưu giữ lại toàn bộ danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp.
—————————————————o0o————————————————————
Địa Chỉ Liên Lạc Và Hỗ Trợ
Phòng hỗ trợ sản phẩm BMS.trade – Công ty Trí Tuệ Việt
Địa chỉ: Số 10(2A) Phổ Quang, Phường 2, Q.Tân Bình, TPHCM – Tel :08.39977460-08.39977461-08.39977462
Email: hotro@vsoftgroup.com Website: www.vsoftgroup.com forum.vsoftgroup.com
