Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý là thứ thiết yếu kinh doanh vật liệu xây dựng hiện nay. Thế nhưng, vấn đề giá cả để mua phần mềm lại không hề rẻ. Vì vậy, nhiều chủ cửa hàng nhỏ đã dùng phương pháp Excel để thay thế. Thực thế, chúng chỉ đáp ứng nhu cầu tức thì. Cho nên những chuyện bất cập khác luôn xảy ra. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bằng Excel nhé!
Phần mềm Excel hỗ trợ tra cứu thông tin và xử lý dữ liệu
Excel giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng một cách dễ nhìn, rõ ràng. Qua bảng tính, bạn có thể tìm kiếm, tra cứu và phân tích thông tin hiệu quả và nhanh chóng.
Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện được những thao tác tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để xử lý số liệu thông tin khách hàng mà vẫn có thể nhận được thông tin chính xác nhất.
Đây là phần mềm miễn phí
Đây là yếu tố đầu tiên thu hút các chủ cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel. Người dùng hoàn toàn không phải trả bất cứ khoản phí nào mà vẫn có thể sử dụng được các tính năng của phần mềm.
Với Excel, bạn có thể định dạng, phân loại khách hàng theo từng điều kiện mà bạn thiết lập trước. Với một thuật toán đơn giản, bạn đã có thể thực hiện công việc phân loại khách hàng với các tiêu chí khác nhau.
Tính năng này giúp ích cho các cửa hàng trong việc chăm sóc khách hàng cũng như chọn đúng khách hàng mục tiêu trong arketing.
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật
Một trong những nhược điểm đáng lưu ý nhất khi sử dụng Excel đó là dữ liệu dễ dàng bị mất và không thể phục hồi lại được. Do Excel là phần mềm offline, tất cả các dữ liệu của bạn đều sẽ được lưu trên máy tính.
Do đó, khi máy tính bị hỏng hoặc nhiễm virus sẽ làm gián đoạn đến công tác quản lý. Điều đó dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi bị mất kiểm soát số liệu, thiếu hụt trong thu chi. Trong trường hợp xấu nhất có thể mất hết toàn bộ dữ liệu.
Ngoài ra khi bạn lưu file excel trên máy tính, bất cứ ai vào được máy tính của bạn đều có khả năng sửa các thông tin trên file.
Excel mà phần mềm này không có tính năng lưu lại các thao tác đã làm vì vậy tính bảo mật không cao.
Không đồng bộ được dữ liệu
Đối với nhiều doanh nghiệp, mỗi công việc do các bộ phận khác nhau đảm nhận vì vậy việc kiểm tra chéo cần được thực hiện thường xuyên.
Tuy nhiên Excel chỉ có thể sử dụng:
- Trên máy tính
- Không thể đồng bộ
Điều đó khiến việc kiểm tra các số liệu diễn ra khá khó khăn và có thể dẫn tới sai sót.
Các hàm trong Excel khá phức tạp
Ban đầu, nếu ghi số liệu cơ bản, người mới sử dụng cũng có thể làm quen với Excel. Tuy nhiên để sử dụng, người dùng phải có một kiến thức nhất định đối với công cụ Excel. Vì các hàm này nhìn chung rất rắc rối và yêu cầu chuyên môn. Vì các hàm này nhìn chung rất rắc rối và yêu cầu chuyên môn.
Đây là vấn đề khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên thông thạo về mảng này.
Bị giới hạn dung lượng
Dung lượng của Excel không phải là vô hạn. Khi bảng của doanh nghiệp càng nặng thì tốc độ xử lý của chúng cũng chậm theo.
Đây là điều bất cập chưa được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel.
Dung lượng càng lớn, tốc độ xử lý của Excel càng chậm
Với những doanh nghiệp lớn, sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel là rất khó đáp ứng.
Số lượng thông tin lớn, dữ liệu rời rạc khiến việc liên kết dữ liệu:
- Tốn thời gian
- Công sức
- Độ chính xác không cao
